2021年に、コロナ禍で初めて国際大会を開催することが決まり、その広報体制の検討を行う段階で、依頼しました。
従来の大会とは、以下の点が異なっていました。
・新型コロナウイルスの影響により、弊会として初めて、バブル方式で国際大会を開催することとなった。
・バブル方式での開催のため、運営スタッフが滞在できるエリアが限られ、人員の配置の仕方や役割分担に制約が生じる（バブル内に広報スタッフの配置は1名のみ）。
・バブル方式のため、対面での囲み取材は実施できない。
・会場に来場する人の数を抑える必要があり、メディアの現地取材の受け入れができない。
東京2020パラリンピック競技大会直前で、日常業務も多忙を極める中、上記の制約がある中で、体制・オペレーションを構築していく必要があり、マンパワーが不足している状況でもありました。そのため、第三者の団体からもサポートいただくこととなり、3団体の協業による広報チームとなりました。
前述の通り、上記プロジェクトに取り組む中では、「メディアの皆さまに会場に来場いただき、選手たちに直接ご取材いただく」という、従来当たり前であったことが実施できない環境からのスタートでした。
最も労力をかけたのは、従来では対面で実施していた囲み取材の代替策の検討でした。メディアの皆さまから、直接選手たちの言葉を引き出していただく場であり、競技の魅力を世の中にどれだけ伝えていただくことができるかという観点でも、非常に重要な場です。
まず初めに、各スタッフが居る場所ごとに、それぞれの場所から見えるもの・得られる情報の量や入手スピードの違いを考え、誰が何を担うことで、より良いオペレーションを実現できるのかを考え、話し合いを重ねました。また、選手たちにとって対応しやすい導線を考えたり、バブル内では自分たちでインターネットケーブルを引くことを考えるなどしながら、囲み取材ブースの設置位置を検討していきました。関わる全ての人たちにとってベストな形式であること、そしてハード面の観点からもクリアできるよう、検討を重ねていきました。
そして大会前日には、実際に作り上げられた会場で、各スタッフが自身の持ち場からオンラインで繋がった状態で、囲み取材のリハーサルを行いました。お互いの見えている景色を100％共有しあえる訳ではない中で、どのタイミングでどのような方法で情報連携を行うと、スムーズに、そしてお互いが安心してオペレーションを遂行することができるかが明確になりました。
大会当日を迎えてからも、毎日それぞれの立場で気になった点を伝え合い、対応の振り返りを行いました。対応方法をブラッシュアップしていくことで、トラブルなく進行することができ、オンライン囲み取材の場で発せられた選手たちの言葉を、日々メディアの皆さまを介して、世の中に伝えていただくことができました。
コロナ禍でのメディア対応方法を構築したことで、その後のメディア対応においても、当時実施したことをベースとして考え、その時々の新型コロナウイルスの社会への影響度合いに応じて、応用して対応することができています。また2022年11月にインドで開催されたアジア・オセアニア選手権では、大会中日に急きょオンラインでの囲み取材を企画・実施しました。もともとコロナ対策として始まった対応策ですが、今では取材対応者が海外に居て、対面取材ができない国際大会の場でも、ノウハウを応用し、活用することができています。企画からリリースまでを半日程度の時間で実現できたのは、バブルでの大会開催時に作り上げたノウハウをもとに、経験を積み重ねてきた結果だと考えています。
この先、何か新たな制約が生じた場合にも、物事の捉え方や考え方の転換を行った経験が生きるであろうと感じています。
バブル内に配置されるスタッフの人数が少なかったため、広報担当としてバブル内に居ても、それ以外のことを優先せざるを得ないことも多かったのですが、早川さんが広報チームのまとめ役として、場を取り仕切ってくださったり、毎日の反省会や申し送り作業をリードし、日々改善できたことが、非常に助かりました。
また3団体からなるチーム、かつオンラインでのやり取りのみで準備を進めたことも、これまでにない経験でしたが、早川さんからも多くのアドバイスをいただきながら業務を遂行することができました。
運営基盤が安定する動きをしてくださったことと、チームの雰囲気づくりに貢献いただいたことが、特に印象に残っています。
もともと弊会の職員だった時期もあるなど関わりも長く、競技や弊会事業全般に対しての深い理解があるため、前提となる共通言語や共通認識を持てており、スムーズに業務が進められました。
早川さんはバブル外にいらっしゃったのですが、バブル内の様子が見えないながらも、現場の状況を経験則からイメージして理解してくださり、それをプロジェクトチームメンバーにも共有してくださることで、オンラインでのコミュニケーションでありながらも、バブル内外でスムーズに連携を取ることができました。
メンバーの役割が明確ではなく、会社やサッカークラブで実施したコンテンツを発信できず、次の集客に繋げることができないことがありました。広報全体の仕組みも不安定でした。
広報において、どんな役割があるかの整理し、その中で優先順位を決め、スケジュールをひき、校閲などの作業も含めて、広報機能が整っていったことを感じました。メンバーの育成という部分でも、ご協力いただいています。サッカークラブとして、特に必要不可欠な広報の守りの部分でも、早川さんの存在は間違いなく大きかったです。
コロナ禍で、罹患者が出たことや組織の方針をリリースしないといけないことが多々ありました。その中で、急を要する場面でも迅速に対応いただけたこと、経験値を持ってご判断いただけたことが、とても頼もしかったです。2022年10月9日に国立競技場で行われた試合でも、多数のメディアが押し寄せましたが、問題なく運営をしていただきました。
現場にも足を運んでくれるので、信頼感があります。一緒に汗をかいてくれて、我々のプロセスを含めて理解してくれているので、正しい言い方かわかりませんが、ただの外部パートナーとしてではなく社員のように感じています。
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