自分たちの会社の良さをもっと知ってもらいたい。
この人のことをより多くの人に知ってもらいたい。

広報を担当する人は、そんな思いで仕事をしていると思います。
そんな良さを伝えるためには、できるだけ多く仕事をした方がいいと考えてしまうのも、仕方ありません。
毎週何本もニュースをホームページに掲載したり、制作物を発注したり、取材の調整をしたり、SNSの運用をしたり、社内の会議にいくつも出たりしているでしょう。

広報担当者と話をしていると、「とにかく仕事量が多くて、大変」という話をよく耳にします。
中には本当に疲れた顔をしている方もいるので、私が実際にやっている仕事の大変さを減らす方法を特別に書きます。

今やっている仕事を全部書き出す

まず、今やっている仕事を一旦全部書き出します。ペンで紙に書いてもいいですし、スマートフォンやパソコンでメモするのでもいいです。自分の頭の中にあるものを書き出すことで、自分から離して客観的に見ることができます。
そのリストを見ながら、自分に質問をしていきます。

自分に質問をする

①「そもそも、組織として今もやる必要がある仕事か？」

惰性でやってしまっていることや、なんとなく毎年、毎月やることになっているのでしていることはないでしょうか。会社として、もしくは部門として本当にやる必要があるのかと考え、「そうじゃない」と思ったら、その仕事は削減しましょう。

②「その仕事を自分がやる理由はあるのか？」

言われたから、やっているということはないでしょうか。例えば、他の人でもできることを引き受けていないでしょうか。これは部門の中でもありますし、部門外の仕事を受けてしまっていることもあるでしょう。議事録を読めば済む会議に出席しているとかもそうです。ほかのひとにやってもらって、自分は最終チェックだけすればいいものもあるはずです。逆に、自分がやった方が質の高いものができるとか、自分がやった方が素早くできるという場合は残した方がいいです。

③「その仕事の一部を他の人に任せられないか？」

その仕事のすべてを削減したり、他の人にお願いしたりすることはできなくても、その仕事の一部を他の人にやってもらうことは、かなりの確率で可能です。例えば、ニュースリリースやSNSに投稿するものを作成するのに、写真選びは別の人に頼むこと。何かの情報を共有してもらうのに、最終的に発信する内容に近いフォーマットで送ってもらうこと。予算があれば外注するのも、これに当てはまります。

④「自分がやるとしても、時短できないか？」

例えば、私の場合は簡単な文章を書くときには、キーボードを打つよりも、スマホで音声入力をした方が時間短縮することができます。
少し前に、記事を作成するときの時間短縮の方法を書きました。
何かの情報が自動的に共有される仕組みをつくっておくことや、メールではなく、ビジネスチャットで短い文で済ますとか、繰り返し見るホームページのワンクリックを減らすことまで時短です。

仕事量を減らすことで、社内外のコミュニケーションに時間を割けるようになったり、自分自身のスキルアップや質の高い学びに時間を充てられます。そうすることで、仕事を量でこなすのではなく、仕事の質が上がっていきます。

 

自分だけでは難しい、という方はこちらにお問い合わせください。